Wellicht heeft u via de Belastingdienst al iets vernomen rondom de wijziging van de vaste reiskostenvergoeding. Graag brengen we u op de hoogte van deze ontwikkeling die voor u en uw medewerkers van belang kan zijn. In dit artikel vertellen we u wat er verandert en hoe u vervelende naheffingen kunt voorkomen.
De regelgeving rondom reiskostenvergoeding en thuiswerken
Ook wanneer uw werknemers (bijna) volledig thuiswerken, kunt u net als voorheen de vaste reiskosten vergoeden. Deze maatregel is in januari dit jaar verlengd tot 1 april, het goede nieuws is dat deze opnieuw verlengd is tot 1 juli 2021. Ook wanneer deze reiskosten gezien het thuiswerken niet meer (volledig) gemaakt worden. De voorwaarde is echter wel dat het vaste vergoedingen betreft die al vóór 13 maart 2020 door u als werkgever zijn toegekend. Dit geldt dus niet voor nieuwe medewerkers.
Bron: Belastingdienst
De wijzigingen per 1 juli 2021 rondom de vaste reiskostenvergoeding
Voorheen konden medewerkers onbelast een vaste reiskostenvergoeding ontvangen van € 0,19 per kilometer. Gezien de administratieve rompslomp kozen veel werkgevers voor een methode om de reiskosten voor het woon-werkverkeer te berekenen en dit als vaste reiskostenvergoeding onbelast te vergoeden aan het personeel. Of ze deze kilometers daadwerkelijk reden of niet. Daar komt per 1 juli 2021 een einde aan.
De gevolgen van de wijzigingen voor u
Werkgevers mogen vanaf juli 2021 enkel de daadwerkelijk gemaakte reiskosten onbelast vergoeden. Dit geldt zowel voor woon-werk verkeer voor de auto als het OV.
Lees hieronder wat de gevolgen zijn per optie:
- Ik blijf wel de vaste reiskostenvergoeding betalen:
U mag enkel de daadwerkelijke reisdagen onbelast vergoeden. Wanneer de huidige vaste reiskostenvergoeding hoger ligt, wordt de extra vergoeding belast. Zo draagt u er als werkgever premies werknemersverzekering over af en de werknemer betaald belasting over dit bedrag. Of u kunt de extra vergoeding via de WKR vergoeden. - Mijn werknemer werkt fulltime op kantoor:
Wanneer uw medewerker minimaal 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, kunt u wel een vaste reiskostenvergoeding geven. Dit is de 60% norm die de Belastingdienst hanteert op basis van 214 dagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband. Hierbij licht de bewijslast bij u als werkgever dat de werknemer een vast reispatroon heeft.
Voorbeeld:
Uw werknemer werkt 3 dagen per week op kantoor en 1 dag thuis. De afstand van de woning van uw medewerker naar kantoor (of een andere vaste werkplek) is 35 kilometer, wat 70 kilometer per reisdag betekent. De onbelaste reiskostenvergoeding voor deze werknemer is dan: 3/5 reisdagen per week * 214 * 70 kilometer * € 0,19 = € 1.707,72. Per maand betekent dit een onbelaste vergoeding betalen van € 1.707,72 / 12 = € 142,31. Het is van belang dat de werknemer daadwerkelijk ten minste 60% van het aantal reisdagen op locatie werkt. In dit rekenvoorbeeld bedraagt dit 60% * (3/5*214) = 77 werkdagen.
Klik hier voor een online rekenmethode voor de onbelaste reiskostenvergoeding - Mijn werknemer werkt niet fulltime op kantoor of het is nog niet duidelijk of deze een vast reispatroon heeft:
De voorwaarde om uw medewerkers de reiskosten voor het woon-werk verkeer onbelast te blijven vergoeden, is dat de daadwerkelijk gereden kilometers geregistreerd worden. Dat betekent concreet dat uw medewerkers de dagen waarop op men naar kantoor komt noteert, zodat deze kilometers onbelast vergoed kunnen worden. De werknemer kan de reiskosten op basis van nacalculatie of declaratie indienen.
Het is toegestaan om € 0,19 per kilometer te vergoeden, indien dit bedrag hoger is wordt het belast of u kunt het binnen de WKR vergoeden. Onze tip voor u is om daar per april direct mee te beginnen.
In alle gevallen is het van belang dat u bekijkt welke optie voor uw onderneming van toepassing is, u de medewerkers hierover informeert en dat u de afspraken schriftelijk vastlegt. Op deze manier voorkomt u onaangename verrassingen als een naheffing.
Indien u nog vragen heeft rondom de gevolgen voor uw onderneming, voel u dan vrij contact met ons op te nemen.
