Ook voor u als werkgever zijn er een aantal tips die u richting het einde van het jaar kunnen helpen om het jaar goed af te ronden of goed voor te sorteren voor het nieuwe jaar.
1. Maak gebruik van de onbelaste thuiswerkvergoeding
Thuiswerken valt niet meer weg te denken in onze maatschappij. Uit onderzoek blijkt dat er na de coronacrisis meer dan twee keer zoveel thuisgewerkt wordt als daarvoor. Niet elk beroep leent zich hiervoor, maar de productiviteit neemt in sommige gevallen zelfs toe. Wellicht herkent u dat ook wel wanneer u bij tijd en wijle een offerte of een aanbesteding in alle rust thuis uitwerkt.
De overheid heeft sinds 1 januari 2022 een onbelaste thuiswerkvergoeding vastgesteld van maximaal € 2 per thuisgewerkte dag. Vanaf 2023 is deze thuiswerkvergoeding vastgesteld op € 2,13. U bent als ondernemer niet verplicht de thuiswerkvergoeding te vergoeden, let hierbij wel op de afspraken in de cao. Natuurlijk zullen uw medewerkers dit wel waarderen.
Indien een medewerker op vaste dagen thuis werkt, kunt u gebruik maken van een vaste thuiswerkvergoeding. Wanneer dit niet het geval is, kunt u op basis van declaratie de vergoeding vergoeden. Het is echter niet mogelijk om op een dag zowel reiskosten als thuiswerkvergoeding uit te keren, wanneer een medewerker op een dag zowel op kantoor als thuiswerkt.
2. Benut de werkkostenregeling optimaal
Als werkgever is het mogelijk om uw personeel af en toe eens extra in het zonnetje te zetten óf om een gezonde leefstijl te motiveren. Juist in de huidige tijden van personeelstekorten kan het interessant zijn om te zien wat u aan extra regelingen kunt treffen voor uw personeel. Zo is in vele gevallen een kerstpakket niet meer weg te denken, maar behoren ook sportschool abonnementen tot de mogelijkheid om in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) onbelast te schenken aan uw werknemers. Ook een bonus valt binnen de werkkostenregeling.
De extra verhoging van de WKR in 2023
In 2022 is de vrije ruimte van de werkkostenregeling 1,7% over het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte in 2022 1,18%. Wanneer het bedrag wat u onbelast besteedt boven de grens uitkomt van de vrije ruimte, dan betaalt u over het meerbedrag 80% belasting. Vanaf 2023 zal de vrije ruimte enorm toenemen, wat mogelijkheden biedt voor uw onderneming. De werkkostenregeling zal eenmalig naar 3% over de eerste € 400.000 van het fiscale loon berekend worden, waarbij over het restant een bedrag geldt van 1,18%. Deze vrije ruimte is gecreëerd vanwege de stijgende (energie)kosten. Naar verwachting gaat vanaf 2024 het percentage van 1,95% gelden.
U mag het bedrag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Dit jaar is de vrije ruimte 1,7% over het fiscale loon tot en met € 400.000 is; die wordt naar verwachting in 2023 verhoogd naar 3%. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is en blijft de vrije ruimte 1,18%.
Gerichte vrijstellingen
Er zijn ook mogelijkheden voor een gerichte vrijstelling. Bij een gerichte vrijstelling is er ook sprake van een onbelaste regeling, die echter niet ten koste gaat van de vrije ruimte. U kunt hierbij denken aan het beschikbaar stellen van een laptop, werkplek of het betalen van een overnachting voor het werk.
Vrijgestelde werkplekvoorzieningen
Tevens zijn er ook een aantal werkplekvoorzieningen die op € 0 zijn gewaardeerd en daarmee onbelast zijn. Hierbij gaat het om bijvoorbeeld:
- maaltijden in de bedrijfskantine;
- kinderopvang, geregeld door de werkgever;
- huisvesting op de werkplek.
3. Zorg dat uw loonadministratie op orde is!
Als werkgever bent u verplicht om een loonadministratie te voeren wanneer u minimaal één medewerker in dienst heeft die een salaris ontvangt voor de werkzaamheden én wanneer u als werkgever inhoudingsplichtige bent. Als inhoudingsplichtige houdt u de loonbelasting en de premie voor volksverzekeringen in en draagt u deze af aan de belastingdienst. Wanneer u ervoor kiest om de loonadministratie uit handen te geven aan een externe partij, is deze partij echter de inhoudingsplichtige.
Wanneer u inhoudingsplichtig bent, is het van belang dat de loonadministratie op orde is. De loonadministratie bestaat uit:
- het bijhouden van de personeelsadministratie;
- het registreren van gewerkte uren, vakantie en eventuele ziekte;
- het berekenen van het salaris;
- het bijhouden van eventuele prestatiebonussen;
- het berekenen van de loonheffing en deze opgeven bij de belastingdienst;
- het opnemen van eventuele secundaire arbeidsvoorwaarden;
- declaraties verwerken;
- overige kosten van het personeel goed bijhouden;
- het opstellen van de jaarrekening;
- het uitbetalen van de salarissen.
Zorg dat dit alles goed op orde is, aangezien u ten allen tijde de belastingdienst de juiste gegevens moet kunnen verstrekken. Een belangrijke wijziging in de privacywetgeving resulteert in het feit dat u het Burgerservicenummer niet meer op de loonstrook mag opnemen.
4. Let op bijtelling auto van de zaak
Het afgelopen jaar publiceerden wij al eerder een artikel over de bijtelling voor het privé gebruik van de auto. Dit is van belang als u als ondernemer privé met een auto rijdt die tot uw ondernemingsvermogen hoort. Tenzij u aan kunt tonen dat u op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden, moet u een bedrag bij de winst of bij het loon van uw werknemer optellen voor het privégebruik van de auto.
Belangrijk hiervoor is de cataloguswaarde van de auto, de leeftijd van de auto en het moment van het op naam stellen van de auto.
Even een overzicht van de bijtellingsregeling 2022, deze percentages blijven in 2023 gelijk:
- In 2022 zijn er twee tarieven voor de bijtelling: 16% en 22%. Tenzij er sprake is van een elektrische auto die in 2022 op naam gezet is, geldt het tarief van 22% bijtelling over de cataloguswaarde.
- Dit percentage geldt tot het drempelbedrag van € 35.000 (in 2023: € 30.000). Indien de auto een hogere catalogusprijs heeft, geldt voor elke euro erboven een bijtelling van 22%.
- Wanneer er een zogenaamde youngtimer wordt gereden, is er sprake van een auto die ouder is dan 15 jaar. In dit geval is de bijtelling 35% over de dagwaarde.
Indien er op jaarbasis minder dan 500 kilometer privé wordt gereden met de auto, hoeft er geen bijtelling betaald te worden. Het is echter wel belangrijk dat dit aangetoond kan worden met een rittenregistratiesysteem met het Keurmerk RitRegistratieSystemen. De belastingdienst kan echter nog wel een controle uitvoeren om te controleren of een rit zakelijk of privé is.
